Con l’utilizzo sempre più frequente della moneta elettronica e per ragioni di legalità fiscale, le attività commerciali in Italia sono tenute a munirsi di appositi registratori di cassa e POS. Si tratta di due strumenti che permettono non soltanto di effettuare i pagamenti in modo più immediato e sicuro, ma offrono un supporto ulteriore nella gestione dei vari aspetti che possono riguardare l’attività che si svolge.
Sia per i registratori di cassa che per i POS è in vigore una normativa che sottopone alcune categorie di lavoratori ad un vero e proprio obbligo ad utilizzare gli stessi, con relativi oneri da rispettare per il corretto scambio di denaro tra venditore e acquirente.
In questo articolo vediamo in quali casi la presenza di registratori di cassa e POS è obbligatoria e cosa dice la legge circa il loro utilizzo.
Registratore di cassa: requisiti e obblighi di legge
Utile per monitorare i pagamenti ma non solo, il registratore di cassa è ormai uno strumento presente in tutti gli esercizi commerciali, in quanto permette di dare un supporto particolarmente utile all’attività del rivenditore.
Con esso infatti, è possibile gestire il pagamento della merce in modo sicuramente più veloce, fare l’inventario dei prodotti in magazzino e tenere traccia dei flussi di denaro. Insomma, si tratta di una macchina essenziale per il corretto svolgimento di qualsivoglia attività.
Tramite dei rivenditori autorizzati è possibile munirsi di vari tipi di registratori di cassa; si va da quelli con funzioni base fino a strumenti sempre più avanzati. Infatti, ci sono registratori che si contraddistinguono da ulteriori funzionalità, che possono essere uno schermo touch screen, il POS incorporato e il lettore di codici a basse. Si rilevano poi registratori di ultima generazione che sono di tipo telematico.
Obblighi legali per la tenuta del registratore di cassa
Secondo quanto disposto dalla normativa di riferimento, i registratori di cassa devono essere sottoposto annualmente ad una verifica effettuata da soggetti autorizzati (è possibile consultare l’elenco degli stessi sul sito dell’Agenzia delle Entrate).
Inoltre, ogni registratore deve essere munito di apposito libretto fiscale, sul quale sono riportati dati come:
- dati dell’azienda produttrice del registratore
- eventuali dati del soggetto rivenditore
- dati del soggetto utilizzatore
- numero di matricola
Inoltre, il libretto deve essere appositamente aggiornato ogniqualvolta viene effettuata la verifica oppure si richiedono interventi di manutenzione.
Oltre al libretto fiscale, l’esercente deve essere in possesso di ulteriori documenti, che possono essere rappresentati da:
- documenti relativi all’acquisto e alla messa in servizio del registratore
- registro dei corrispettivi in cui va inserito l’incasso di fine giornata lavorativa
- registro di mancato utilizzo del registratore, in cui vanno annotate le somme incassate “manualmente”.
POS: poca normativa, ma molto efficiente
POS sta per Point of sale, ovvero punto vendita, ed è un termine che indica un apposito dispositivo che si vede sempre più frequentemente nelle attività commerciali. Si tratta di uno strumento che permette il pagamento attraverso le carte di credito e le carte di debito, riducendo di molto gli inconvenienti relativi al denaro contante e cercando di porre un freno al fenomeno dell’evasione fiscale, molto presente in Italia.
Al momento, quella del POS non è una normativa definitiva, ma è capitato che ogni provvedimento dello Stato abbia inserito gradualmente degli aspetti di cui tener conto.
Infatti, si è iniziato a parlare di moneta elettronica e di strumenti ad hoc già con il Decreto Sviluppo del 2012 con l’entrata in vigore dell’obbligo per il POS nel 2014. Tuttavia, se da un lato si è iniziato a parlare di obbligatorietà, dall’altro non è stata prevista alcuna sanzione nel caso in cui tale onere non fosse stato rispettato. Sicché, fece seguito la Legge di Stabilità del 2016 con cui si parlò di conseguenze per chi non avesse accettato i pagamenti elettronici, ma questa non ebbe particolare impatto sulla realtà esistente.
Infine, la Legge di Bilancio 2018 ha introdotto una sanzione agli esercenti pari a 30 Euro per ogni transazione elettronica negata, equiparando tali pagamenti a quelli tramite denaro contante. Oltre a questo sono previsti anche degli incentivi fiscali sui pagamenti stessi, come la riduzione delle commissioni bancarie.
Soggetti obbligati ad avere il POS
In Italia ci sono talune categorie di lavoratori per i quali sussiste un vero e proprio obbligo di tenuta del POS. Questi sono:
- commercianti (dai venditori ambulanti ai grandi negozi)
- titolari di attività come hotel, agriturismi e B&B
- titolari di attività di ristorazione
- artigiani
- professionisti che svolgono attività in proprio.
Vantaggi del POS
Utilizzare il POS per la propria attività professionale in Italia si rivela particolarmente utile, sia per il commerciante che per il cliente.
Infatti, se da un lato questi dispositivi permettono il monitoraggio delle entrate, rendono i pagamenti più veloci e tracciati nonché danno la possibilità di accettare pagamenti alternativi, dall’altro possono far sì che si possano incrementare le proprie entrate, dal momento che i clienti abituati all’utilizzo delle carte elettroniche si recheranno più frequentemente negli esercizi commerciali dotati di strumenti ad hoc.
POS e registratori di cassa: conclusioni
Con l’evoluzione della tecnologia anche il modo di scambiare denaro risulta profondamente cambiato rispetto al passato. Oggi è molto più comodo utilizzare carte e bancomat per sbrigare i vari acquisti; digitando in semplice Pin oppure appoggiando semplicemente la carta sul lettore (tramite la c.d. funzione Contact Less) è possibile effettuare il pagamento senza l’inconveniente di non avere abbastanza contante con sé. Di conseguenza, per chi intende iniziare o proseguire al meglio un’attività professionale in Italia, munirsi di strumenti come il Registratore di Cassa e il POS rappresenta una scelta essenziale per una gestione degli affari più fluida e proficua.
